Når en virksomhed vil i gang med AI, er det naturlige spørgsmål ofte: Hvordan kan vi automatisere det her? Det bedre første spørgsmål er: Skal det her overhovedet gøres?
01
Rapporten, som næsten ingen læste
Forestil jer en virksomhed, hvor fem medarbejdere hver uge afleverer tal til en kollega. Kollegaen samler tallene i et regneark, skriver kommentarer og sender en rapport til tre ledere. Arbejdsgangen tager flere timer og har fungeret sådan i årevis.
Det oplagte AI-projekt er at automatisere indsamlingen, skrive kommentarerne og producere rapporten hurtigere. Men da lederne bliver spurgt, hvordan de bruger den, viser det sig, at de kun leder efter to bestemte afvigelser.
Den bedste automatisering var ikke en hurtigere rapport. Det var at fjerne rapporten og sende en besked, når en afvigelse faktisk opstod.
02
Gamle løsninger overlever deres problemer
Processer opstår af en grund. Et tidligere system kunne ikke dele data. En leder ønskede ekstra kontrol. En fejl skabte behov for endnu et godkendelsestrin. Senere ændrer teknologien og organisationen sig, men arbejdsgangen bliver stående.
Efter nogle år kan ingen længere forklare, hvorfor rapporten, mødet eller registreringen findes. Man ved bare, at den skal udføres. Hvis den automatiseres uden at blive udfordret, gør man gårsdagens kompromis permanent.
03
Begynd med beslutningen
Spørg først, hvilken beslutning resultatet skal føre til. Hvem bruger det? Hvad gør vedkommende anderledes bagefter? Hvis ingen kan svare præcist, er det et tegn på, at processen bør undersøges, før der bygges noget.
Ofte kan behovet løses tættere på kilden. En leder behøver måske ikke en ugentlig rapport, men en besked ved et usædvanligt salgstal. En kunde behøver ikke tre interne videresendelser, men et direkte svar fra den person eller agent, der har informationen.
04
AI skal reducere arbejdet — ikke skjule det
AI kan gøre tunge arbejdsgange imponerende hurtige. Det er nyttigt, når arbejdet er nødvendigt. Men hastighed kan også skjule, at organisationen producerer information, som ingen bruger, eller flytter data gennem flere led end nødvendigt.
Det gode resultat er derfor ikke flest mulige automatiseringer. Det er færre unødvendige handlinger, kortere vej fra information til beslutning og mere tid til opgaver, der kræver dømmekraft.